构建大型企业集团采购管理体制,即集团化的采购管理体制,总体上应遵循以下五个基本原则。
(一)优化配置采购资源的原则
整合物资需求资源,对所属企业所需的大宗、通用和重要物资,统一对外实施集中采购,提升对供应资源的获取能力和市场议价能力。整合供应商资源,实施业绩引导订货,浓缩交易供应商数量,培育优秀供应商群体,提升对供应商的影响力和供应风险防控能力。整合物资储备资源,对集团化采购物资实施统一储备,实现各所属企业通用物资库存共享和可调度调剂使用,提升储备资源利用效率和应急保障能力。整合采购人力资源,构建专业化采购管理团队,推行专家采购,提升采购科学决策能力和采购管理水平。
(二)贴近需求、快速响应的原则
采购管理体制的设置应充分体现快速响应需求的原则,尽可能方便用户、贴近需求。特别是构建集团化的采购管理体制时,应着力解决采购集中与需求分散之间的矛盾,在所属企业分布相对集中的地区建立区域集中采购中心和在物资消耗量大的企业设立供应服务中心,执行集团化采购业务操作职能,使集团化采购贴近企业生产建设现场,靠前服务,提高对企业物资需求的响应速度和服务质量。
(三)专业化、区域化、全球化有机结合的原则
强化集团总部的采购战略规划、体制机制建设、制度流程建设、供应商关系管理、一揽子框架协议组织等专业化管理控制职能。强化区域集中采购中心的专业化采购职能,在集团所属企业分布相对集中的地区建立区域集中采购中心,贴近需用单位现场,快速响应企业生产建设需求,提升集团化采购效率和服务质量。强化企业采购部门对生产建设现场的专业化供应服务职能,提高服务质量和服务效率。通过强化以上三个层次的专业化职能,从而形成集团化管控、专业化采购和区域化服务三位一体的集团化采购体系。
全球化运作的企业集团可以在全球制造技术先进的美洲、欧洲等地区设立海外大区采购中心,搜寻行业领先的国际供应商,在全球范围开展集团化釆购,建立重要物资供应资源基地,提升企业集团的全球化采购能力。
(四)决策、执行、监督适度分离的原则
科学配置总部、区域集中采购中心、企业采购部门的职能和权限,垂直分离管理决策与操作执行职能,管理决策主体不执行操作、
执行操作主体不行使管理职能、监督主体不行使决策和执行职能,在实现需求方与采购方分离(集中釆购)的基础上,进一步实现总部管理决策与区域采购执行分离,区域集中采购中心内部供应商选择权、价格确定权与货款支付申请权分离,形成决策、执行、监督等环节既协调配合又相互制约的运行机制,实现采购管理决策控制更集中、更科学,采购执行更公开、更高效,监督更深入、更到位。
(五)强化企业集团总部管控职能的原则
集团化采购能否顺利推进、能否取得预期效果、能否持久,关键取决于企业集团的管控能力。强化总部管控职能,一方面,可以消除各所属企业之间、各区域集中采购中心之间的策略冲突,使各单位紧紧围绕总部采购战略,按照分工协作的原则,实现集团化采购和优质化服务的目标,另一方面,可以强化对采购业务运行的监管,形成总部和所属企业对集团化采购业务的双向监督,促进集团化采购规范运行。
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