按照采购职能的集中程度划分,有三种典型的采购管理体制
1.集中型采购管理体制
企业生产建设所需全部物资或主要物资由企业内部特设的专业化采购部门实施集中采购,企业内部各需用单位不采购或只采购少量专用物资和低值易耗品。
集中统一的采购管理体制体现了专业化的思想和资源整合的思想。集中型采购管理体制的优点主要表现在:
(1)可以制定统一的采购管理规章制度和资源配置规划,有利于着眼企业整体利益制定采购战略和采购策略,并能够很好地付诸实施,赢得管理优势。
(2)可以集合需求批量,增加批次订货的批量、时期订货的批量,获得批量优势,显著增加在市场上谈判的砝码。
(3)可以实施物资集中储备、专业储备,充分利用社会库存,避免重复储备,减少储备资金占用,取得储备优势。
(4)可以获得采购渠道管理优势,用更大规模、更加稳定的需求作为砝码,对供应商形成强大的吸引力,并对其实施业绩考核管理,培育一批优秀的实力雄厚的供应商,更好地控制供应风险。
(5)可以集中使用和统筹调度资金,避免有限的资金被分散使用,获得资金使用优势。
(6)可以充分发挥釆购队伍的专业化知识和经验优势,有利于培育专家团队并推进专家采购。
但是,集中型采购管理体制也存在明显的缺点,主要表现在:
(1)采购部门与需用单位之间的沟通与协调工作量大。
(2)对需求变化的反应速度有可能降低。
(3)在实行两级或多级核算的大型企业集团中,所属企业缺乏对大宗物资采购的成本控制权,工作积极性可能会受到一定影响。
2.分散型采购管理体制
企业不同专业的管理部门、不同层次的生产经营单位分别对外进行采购:横向上有生产经营、工程建设、机动设备等多个专业部门分别对外采购,多头进行管理、自成体系;纵向上有公司(总厂)、厂(分厂)甚至车间多个层次、多个单位分别对外采购、自行实施储备和管理,各自拥有比较大的采购自主权。
分散型采购管理体制的优点主要有:
(1)有利于各生产建设单位内部供产销一体化运作,有利于局部高效率运转。
(2)需求和采购信息传递流程短,可以根据市场变化实时做出调整,对紧急需求和临时需求的反应速度快。
(3)采购贴近需求,采购可以很方便地深度介入需求形成过程,釆购对需求的理解更直接、更准确、更到位。
但是,分散型采购管理体制也存在明显的缺点:
(1)功能相同的采购部门林立,各自为政,机构小而全、大而全,局部可能能做到最优化,但整体效果差。
(2)由多个单位分别对外采购同一种物资,既形不成批量、缺乏市场竞争力,又容易被供应商各个击破,甚至出现内部竞争、造成效益流失。
(3)有限的资金被分散使用,资金使用效率比较低,采购费用比较尚。
(4)各单位各自库存储备物资,库存难以共享,“货到地头死”,总体供应储备规模大,占用储备资金多。
3.统分结合型采购管理体制
企业生产经营和工程建设所需的主要原材料和大型设备等通用性强、批量大和重要的物资,由企业特设的专业化釆购部门统一对外集中采购和统一储备;配件、辅料等通用性不强、批量小和需求频次不高的物资,由各需用单位分别对外采购。
统分结合型采购管理体制特点是“大集中、小分散”,是介于集中型采购管理体制和分散型采购管理体制之间的一种中间状态。
统分结合型采购管理体制的优点主要有:
(1)在大宗、通用、重要物资采购上,具有集中型采购管理体制的优点。
(2)把釆购管理的重点放在大宗、通用、重要物资品种上,抓主要矛盾,抓大放小,既有效整合了企业层面的主要采购资源,又有效缓解了完全集中采购可能带来的尖锐矛盾和管理协调难题,也缓解了企业专业采购部门人力不足的问题。
(3)企业各需用单位拥有一部分采购权,有利于缓解集中采购导致的尖锐矛盾,可以快速将采购管理体制改革推进到位。
统分结合型采购管理体制的主要缺点是:采购资源整合不到位,没有彻底解决分散采购、重复储备等弊端。
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