在入际交往中,好的开场似一束鲜花带给人愉快的心情,精彩的告别如芬芳的美酒令人回味。迎来送往是商务场合中常见的礼节。客人来时,商务人士要热情礼貌地迎接;客人走时,要婉言相留、礼貌相送,这是情谊流连的自然显示,是商务交往的必备礼节,并非俗套与多余。
1.迎接客人的礼节
“客户就是上帝”,迎接来宾要热情周到。迎接一般客人,主要是做好各项安排。例如,如果迎接的客人是熟人,向前握手,互致问候即可;如果客人是陌生人又是初来乍到,接待人员应主动打听,主动自我介绍;如果迎接的是大批客人,应事先准备特定的标志,以便客人容易看到,主动前来接洽。具体要做到以下几项:
(1)掌握来客抵达的时间。必须准确掌握来客乘坐火车或其他交通工具抵达的时间,及早通知全体迎接人员和有关单位。如有变化,应及时通知。
(2)戒花欢迎。如安排献花,须用鲜花,并注意保持花束整洁、鲜艳,忌用菊花、杜萬花、石竹花或黄色花朵。送花时,通常由儿童或女青年在与迎接的主要客人握手之后,将花献上。有的国家习惯送花环,或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。
⑶介绍。来客与迎接人员见面时,互相介绍。一般情况下,先将前来欢迎的人员介绍给来客,可由其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。
2.欢送客人的礼节
在商务交往中,如果我们迎宾热情,但送客却很冷淡,也会给客人留下不良印象。所以,送客礼节也不容忽视。具体要做到以下几点:
(1)委婉“逐客”。想要结束交谈时,一般不要直接下逐客令,这样会令对方难堪。可以通过一些身体语言来表达你的意思,如将胳膊肘抬起来或是双手支在椅子扶手上,这就是一种要结束交谈的身体语言。
⑵替客入着想。客人要走时,应帮助他们检査一下,该带的东西是否都已带上,同时思考一下还有没有其他需要商谈、讨论的问题等。
(3)为客人提供方便。欢送远程的客人时,要尽力为客人提供方便。例如:了解客人需要的返程车票或机票的情况,尽可能为之提供购买的方便,如果自己实在无力解决,也要尽早通知客人,免得使客人措手不及。当替客人代购车票或机票时,应问清车次或航次、航班,以及抵达时间等,并问清楚客人有哪些具体要求。
⑷礼貌告别。要以恭敬真诚的态度,笑容可掬地送客。与客人在门口、电梯口或汽车旁吿别时,要与客人握手,目送客人上车或离开,不要急于返回,应鞠躬挥手致意,待客人移出视线后,才可转身返回。
3.趣雄工作中的几項具体事项
(1)迎送身份高的客人,可事先在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,准备饮品。
(2)迎送来自远方的客人时,如有可能,在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到,可将印有住房、乘车表信息的资料在客人刚到达时,及时发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达。
(3)客人来访通常会带有礼品,主人应表示谢意,如:“让您破费了!”等,绝对不能漠视,或显出“理所当然”、“受之无愧”的样子。
(4)客人抵达住处后,不要马上安排活动,应稍作休息,起码给对方留下更衣的时间。
(5)在送客时,要走在客人的后面,在客人走时可挥手致意,道以“欢迎再来!”如果是远客或年纪大的客人,如有需要(如路不熟、走路不方便等),应送到车站或码头。
⑹当客人带有较多或较重的物品,送客时应帮客人代提重物。
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